Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

La presente Política Integral de Tratamiento y Protección de Datos Personales tiene como finalidad establecer los lineamientos internos aplicables al tratamiento de datos personales efectuado por JP SOLUTIONS S.A.S., garantizando la protección del derecho constitucional de habeas data y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en Colombia. La política regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión y protección de los datos personales tratados por la compañía en el desarrollo de sus actividades comerciales, laborales, administrativas y contractuales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008 y demás normas concordantes, con el fin de garantizar la protección, manejo y confidencialidad de los datos personales tratados por la empresa.

JP SOLUTIONS S.A.S., identificada con NIT 900.569.037-1, con domicilio principal en la Carrera 7C No. 180-43 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas y contractuales. La atención de consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión y revocatoria relacionadas con el tratamiento de datos personales estará a cargo del Área Administrativa y de Servicio al Cliente, a través del correo electrónico servicioalcliente@jpsolutions.com.co y la línea telefónica (+57) 301 6589298.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales aplica a toda la información personal recolectada, almacenada, usada, circulada, actualizada o suprimida por JP SOLUTIONS S.A.S. en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales y contractuales, respecto de clientes, proveedores, contratistas, empleados, aspirantes, aliados comerciales, visitantes, usuarios de plataformas digitales y cualquier persona que interactúe con la empresa. Asimismo, aplica a las bases de datos físicas y digitales, correos electrónicos, plataformas tecnológicas, sistemas de videovigilancia, archivos documentales, aplicaciones de mensajería empresarial y formularios físicos o electrónicos utilizados por la sociedad.

Para efectos de la presente política, se entenderá por autorización el consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para el tratamiento de sus datos personales; aviso de privacidad como la comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información y las finalidades aplicables; base de datos como el conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento; dato personal como cualquier información vinculada o asociada a una persona natural identificada o identificable; dato público como aquel que no tenga naturaleza privada, semiprivada o sensible; dato sensible como la información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación; encargado del tratamiento como la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable; responsable del tratamiento como la persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de la información; titular como la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento; y tratamiento como cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización o supresión.

JP SOLUTIONS S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, veracidad o calidad, seguridad, confidencialidad y acceso y circulación restringida, garantizando en todo momento la protección de la información personal y el respeto de los derechos de los titulares establecidos en la normatividad colombiana vigente.

JP SOLUTIONS S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales para fines comerciales, contractuales, administrativos, laborales, contables y de seguridad, incluyendo la gestión de relaciones con clientes, proveedores, contratistas, empleados y candidatos. En desarrollo de sus actividades, la empresa podrá utilizar la información para procesos de selección, contratación, facturación, gestión de cartera, verificación de referencias, cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y contractuales, atención de peticiones, quejas y reclamos, gestión de nómina, prestaciones sociales, seguridad y salud en el trabajo, control de pagos, control de acceso y demás actuaciones necesarias para el adecuado funcionamiento de la organización. Asimismo, JP SOLUTIONS S.A.S. podrá utilizar sistemas de videovigilancia para garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones, prevenir fraudes y controlar accesos, manteniendo acceso restringido a las grabaciones y conservándolas únicamente durante el tiempo necesario para cumplir su finalidad. De igual forma, la empresa podrá utilizar cookies, herramientas analíticas y tecnologías similares en sus plataformas digitales para garantizar la seguridad de navegación, el funcionamiento del sitio web, generar estadísticas de uso, mejorar la experiencia del usuario y facilitar el contacto comercial, pudiendo el usuario restringir o configurar el uso de dichas herramientas desde su navegador.

JP SOLUTIONS S.A.S. únicamente realizará tratamiento de datos sensibles cuando exista autorización previa, expresa e informada del titular, cuando dicho tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, para salvaguardar intereses vitales del titular o en los demás casos expresamente autorizados por la normatividad colombiana vigente. En todo caso, el tratamiento de esta información se efectuará bajo estrictas medidas de confidencialidad y seguridad, garantizando el respeto de los derechos fundamentales del titular. Se entenderán como datos sensibles aquellos que puedan afectar la intimidad de la persona o cuyo uso indebido pueda generar discriminación, tales como información relacionada con salud, datos biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, entre otros. El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles y podrá abstenerse de suministrarlos en cualquier momento.

JP SOLUTIONS S.A.S. no realizará tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo en aquellos casos en que resulte estrictamente necesario para el desarrollo de actividades legales, contractuales o administrativas autorizadas por la ley. En dichos eventos, la empresa garantizará en todo momento la protección del interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales, requiriendo la autorización previa, expresa e informada de sus padres o representantes legales. Asimismo, el tratamiento de esta información se limitará exclusivamente a la finalidad autorizada y se adoptarán las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias para su adecuada protección.

Los titulares de los datos personales tendrán derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de su información personal; solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos; revocar la autorización cuando sea procedente; acceder de manera gratuita a sus datos personales; ser informados sobre el uso dado a su información; y presentar consultas, reclamos o quejas ante JP SOLUTIONS S.A.S. o ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles infracciones a la normatividad de protección de datos personales.

JP SOLUTIONS S.A.S. solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales a través de medios físicos, electrónicos, digitales, contractuales, correos electrónicos, grabaciones o cualquier otro mecanismo que permita obtener y conservar prueba del consentimiento otorgado. La autorización también podrá inferirse de conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información personal, conforme a lo permitido por la normatividad vigente. La empresa conservará las respectivas autorizaciones como soporte y evidencia del tratamiento realizado.

JP SOLUTIONS S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, se compromete a garantizar el pleno ejercicio del derecho de habeas data, conservar la prueba de las autorizaciones otorgadas por los titulares, proteger la seguridad y confidencialidad de la información, actualizar y rectificar los datos cuando sea necesario, tramitar oportunamente las consultas y reclamos presentados por los titulares y reportar los incidentes de seguridad que correspondan conforme a la normatividad vigente y a las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio.

JP SOLUTIONS S.A.S. adoptará e implementará estrictas medidas administrativas, técnicas, humanas, físicas y tecnológicas orientadas a garantizar la protección, integridad, disponibilidad, reserva y confidencialidad de los datos personales bajo su custodia, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizada. Para ello, la empresa aplicará controles de acceso a sistemas y bases de datos, restricción de usuarios autorizados, mecanismos de autenticación y contraseñas seguras, respaldos periódicos de la información, herramientas de protección antivirus y antimalware, custodia y almacenamiento seguro de documentos físicos y digitales, protocolos de destrucción segura de información, controles internos de seguridad informática, monitoreo de accesos y capacitación permanente del personal en materia de protección de datos y deber de confidencialidad. Asimismo, JP SOLUTIONS S.A.S. exigirá obligaciones de reserva y confidencialidad mediante cláusulas contractuales a empleados, contratistas, proveedores y terceros que tengan acceso a información personal, reservándose el derecho de adelantar las acciones legales correspondientes frente a cualquier uso indebido, acceso no autorizado, filtración o vulneración de la información administrada por la empresa.

JP SOLUTIONS S.A.S. podrá implementar sistemas de monitoreo y videovigilancia en sus instalaciones físicas, áreas administrativas, operativas, comerciales, zonas comunes, accesos y demás espacios autorizados, con la finalidad de garantizar la seguridad de las personas, bienes, activos, información, procesos e infraestructura de la empresa, así como prevenir fraudes, accesos no autorizados, incidentes de seguridad, conductas irregulares y situaciones que puedan afectar la operación o integridad de la organización. Las imágenes, grabaciones, audios y demás registros obtenidos mediante estos sistemas podrán ser utilizados como soporte de procesos internos, investigaciones administrativas, actuaciones disciplinarias, procedimientos judiciales o requerimientos de autoridades competentes, conforme a la normatividad vigente. El acceso a dicha información será restringido y únicamente podrá ser consultado por personal autorizado o por terceros legitimados legalmente. JP SOLUTIONS S.A.S. adoptará medidas técnicas, administrativas y de seguridad orientadas a garantizar la adecuada custodia, conservación, confidencialidad y protección de los registros obtenidos mediante sistemas de videovigilancia, evitando su uso indebido, alteración, divulgación, extracción o acceso no autorizado.

Los titulares de datos personales podrán presentar consultas relacionadas con la información almacenada por JP SOLUTIONS S.A.S. a través de los canales de atención autorizados por la empresa. Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, JP SOLUTIONS S.A.S. informará oportunamente al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Los titulares que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida o que adviertan un presunto incumplimiento de la normatividad de protección de datos personales, podrán presentar reclamo ante JP SOLUTIONS S.A.S., indicando como mínimo su identificación, descripción de los hechos, datos de contacto y los documentos que pretendan hacer valer. Si el reclamo se encuentra incompleto, la empresa podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane la información faltante. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción completa. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Los titulares podrán solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales o la supresión de la información cuando consideren que no está siendo tratada conforme a la normatividad vigente, cuando los datos hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados o cuando se haya cumplido dicha finalidad. No obstante, la solicitud podrá ser negada cuando exista un deber legal, contractual, contable, tributario, laboral o judicial que obligue a JP SOLUTIONS S.A.S. a conservar la información.

JP SOLUTIONS S.A.S. podrá transferir o transmitir datos personales a terceros ubicados dentro o fuera del territorio colombiano cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas o contractuales, garantizando en todo momento el cumplimiento de la normatividad vigente y la adopción de medidas técnicas, jurídicas y de seguridad orientadas a proteger la información. En caso de transmisión internacional de datos, la empresa suscribirá los acuerdos o contratos correspondientes conforme a lo establecido en el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables.

JP SOLUTIONS S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y laborales aplicables o mientras subsista la relación con el titular. Como regla general, la información contable y tributaria será conservada por un término mínimo de diez (10) años; los documentos y contratos comerciales durante la vigencia de la relación contractual y hasta diez (10) años adicionales; las hojas de vida no seleccionadas hasta por un (1) año; las historias laborales conforme a la legislación laboral vigente; las grabaciones de videovigilancia hasta por noventa (90) días salvo requerimiento de autoridad competente; y la información de clientes mientras exista relación comercial o deban cumplirse obligaciones legales derivadas de la misma.

JP SOLUTIONS S.A.S. realizará la inscripción y actualización de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando exista obligación legal de hacerlo conforme a la normatividad vigente.

JP SOLUTIONS S.A.S. pondrá a disposición de los titulares el correspondiente aviso de privacidad a través de formularios físicos o electrónicos, contratos, página web, correos electrónicos y demás mecanismos utilizados para la recolección de datos personales, informando las finalidades del tratamiento, los derechos del titular y los canales de atención dispuestos por la empresa.

El sitio web y las plataformas digitales de JP SOLUTIONS S.A.S. podrán utilizar cookies propias y de terceros con fines de autenticación, funcionamiento técnico, seguridad, análisis estadístico, medición de tráfico y mejoramiento de la experiencia del usuario. El titular podrá configurar, bloquear o deshabilitar el uso de cookies desde las opciones de su navegador, teniendo en cuenta que algunas funcionalidades del sitio podrían verse limitadas.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 25 de mayo de 2026 y permanecerá vigente mientras JP SOLUTIONS S.A.S. realice tratamiento de datos personales en desarrollo de sus actividades.

JP SOLUTIONS S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar la presente política en cualquier momento, de conformidad con cambios normativos, jurisprudenciales, tecnológicos o internos de la organización. Cualquier modificación será informada oportunamente a través de la página web corporativa, comunicaciones internas o los medios oficiales dispuestos por la empresa.